Avatar użytkownika

Mobilna Obsługa Jednostki

Opcja wsparcia finansowego jest niedostępna!

O autorze

Mobilna Obsługa Jednostki to aplikacja, która powstała z myślą o zastępowych i drużynowych, im powinna przede wszystkim dobrze służyć, jednak została zaprojektowana tak, aby ułatwić pracę na każdym poziomie struktury organizacyjnej ZHR, a zatem może pomagać hufcowemu jak i naczelnikowi harcerzy.

Tytułem wstępu...

Mobilna Obsługa Jednostki obecnie przed ponad rok nie była rozwijana poza poprawianiem występujących w niej błędów. Wiem jednak, że z narzędzia korzystają drużynowi i sobie je chwalą. Na rozwój MOJ poświęciłem już ponad 200 godzin pracy, jednak w ciągu ostatniego roku, także z racji pełnionych funkcji w ZHR, rozwój aplikacji stoi pod wielkim znakiem zapytania. W związku z tym powstała ta zbiórka, która mogłaby pozwolić mi przeznaczyć część czasu w pracy na rozwój aplikacji. Jestem człowiekiem, który zwykle jak coś zaczyna to prędzej czy później to kończy, więc MOJ zostanie ukończony jak nie za rok, to pewnie w przeciągu kolejnych dziesięciu lat, jednak Wy możecie ten rozwój znacznie przyspieszyć.

Idea

W organizacjach tak rozproszonych terenowo jak Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej, a szczególnie Okręg Górnośląski, jako drużynowy zauważyłem, że znaczną część czasu osoby prowadzące pracę wychowawczą spędzają na pracach stricte biurowych, tzn. uzupełniają spisy, tworzą raporty, wypełniają kategoryzację, przygotowują listy uczestników czy odpłatności. Wielokrotnie jest tak, że corocznie musimy wypełnić to samo, gdzie zmiany dotyczą jedynie kilku nowych członków tej jednostki. Bardzo dużo czasu tracimy w związku z tym, że nie posiadamy scentralizowanej bazy danych, na której możemy operować w trakcie naszej pracy. Bolączką jest przebieg informacji, gdzie np. aby okręg uzyskał informacje o liczebności drużyn musi zwrócić się do komendantów chorągwi, oni z kolei do hufcowych, a hufcowi do drużynowych. W związku z tym do uzyskania prostej informacji trzeba nieraz uruchomić aż cztery szczeble naszej struktury, co nie tylko wydłuża cały proces, ale angażuje niepotrzebne osoby.

 Drugim powodem rozpoczęcia pracy przy MOJ był fakt, że w naszej organizacji tworzymy kilka aplikacji zamiast mieć jedną, w której wypełniamy wszystko. Tak mamy elektroniczną książkę finansową, aplikację spisową (CESEI), aplikację do kategoryzacji, raporty hufcowego w Google Docs. Zatem drużynowy oprócz pracy metodycznej musi znać adresy wszystkich tych stron, nieraz różne dane do logowania i czasami nawet wpisywać te same dane do dwóch różnych aplikacji. Drużynowy wykonują swoją pracę społecznie, dlatego jako organizacja powinniśmy dostarczyć mu narzędzie, gdzie sprawy formalne i finansowe będzie mógł załatwić szybko i bezboleśnie.

Założenie

Pod koniec 2016 roku rozpocząłem pracę nad systemem „Mobilna Obsługa Jednostki”. Założeniem było stworzenie systemu, który będzie przydatnym narzędziem pracy dla zastępowych i drużynowych w swojej istocie, ale obejmie zakresem wszystkie szczeble struktury Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej. Dzięki zastosowaniu „struktury naczyń połączonych” system może być tak rozwijany, że można dodawać funkcjonalności, które są potrzebne danym elementom struktury, np. moduł należności składkowych dla okręgu.

Co już jest?

Z racji rozwijania systemu na zasadzie wolontariatu w przeciągu półtorej roku powstało narzędzie, które w znacznym stopniu wspiera pracę drużynowych i zastępowych. 

Moduł zbiórki

Z racji rozproszonej struktury, a także częstej sytuacji, gdzie drużynowy prowadzący swoją jednostkę często studiuje dziennie w swoim mieście zauważyłem problem w sprawowaniu kontroli nad pracą zastępowych i tego co się dzieje w zastępach. W związku z tym powstał moduł zbiórek, gdzie każdy zastępowy (ale równie drużynowy, hufcowy, komendant chorągwi itp.) mogą dodawać do systemu zbiórki, w ramach czego mają możliwość:

  • dodania planu zbiórki, do którego dostęp ma przełożony, a także może dokonywać (poprawiać) plan zbiórki. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikamy np. długotrwałych rozmów telefonicznych, czy przesyłania kilkanaście razy emailem planów zbiórek po poprawkach. Wszystko jest w jednym miejscu i każdy z uprawnionych ma dostęp do tych danych.
  • sprawdzenia obecności, gdzie po przeprowadzonej zbiórce osoba może od razu zaznaczyć kto był na zbiórce. Dzięki temu np. drużynowy wie kto chodzi na zbiórki i angażuje się w życie zastępu i zasługuje np. na przyjęcie do drużyny.
  • dodania raportu ze zbiórek, gdzie można spisać wnioski z wykonania swojego planu, a także obserwacje dotyczące swoich harcerzy.

Moduł członkowie

    Dzięki temu modułowi każdy może na swoim poziomie dodać członków swojej jednostki i prowadzić jego kartę osobą. W ramach karty osobowej można wprowadzać następujące dane:

  • dane osobowe,
  • dane kontaktowe,
  • dane rodzica/ICE,
  • życiorys harcerski (data przyrzeczenia, obietnicy zuchowej, zobowiązania instruktorskiego, otrzymania naramiennika wędrowniczego),
  • stopnie harcerskie,
  • sprawowane funkcje,
  • przydziały do jednostek,
  • zdobyte sprawności,
  • dokumenty (nr książeczki służbowej, krzyża harcerskiego, lilijki instruktorskiej),
  • obecności na zbiórkach,
  • służba instruktorska,
  • płatności składek.

Dane z tego modułu są wykorzystywane w innych częściach systemu, a ten moduł stanowi bazę całego systemu, ponieważ istotą naszej organizacji jest praca wychowawcza. W przypadku jeśli ktoś doda osobę, a istnieje ona już w bazie danych (weryfikacja po numerze PESEL), wtedy system jedynie dopisuje przydział do nowej jednostki. Takie rozwiązanie pozwala unikać dublowania danych w systemie.

Moduł użytkownicy

Moduł pozwala na przydzielenie dostępu do systemu nowym użytkownikom. Założenie jest takie, że dana osoba może dodać nowego użytkownika przydzielając mu dostęp do swojej jednostki lub jednostki podrzędnej.

Moduł moja jednostka

Moduł pozwala na uzupełnienie podstawowych danych o jednostce takich jak: patron, miano, kategoryzacja, status, a także dane kontaktowe.

Moduł Jednostki

Moduł pozwala na tworzenie podległych sobie jednostek oraz na dostęp do nich, a także m.in. listy danych kontaktowych.

Moduł rozkazy

Moduł pozwala na dodawanie rozkazów przez daną jednostkę, a także na dostęp do rozkazów jednostek podległych i bezpośrednio nadrzędnych, dzięki czemu możemy w każdym momencie znaleźć rozkaz jaki nas interesuje.

Moduł rozkazów jest powiązany mocno z modułem członkowie, gdzie przy dodawaniu nowego stopnia, funkcji, sprawności można stworzyć powiązanie tego faktu z odpowiednim rozkazem. W przypadku stworzenia takiego powiązania w karcie osobowej pojawia się odnośnik do rozkazu, gdzie można potwierdzić, że to wydarzenie naprawdę miało miejsce.

Moduł książek

Moduł, który ma udostępniać przydatne pomoce metodyczne jak i regulaminowe członkom. Na chwilę obecną w ramach tego modułu powstała książeczka sprawności.

Moduł składek

Moduł składek umożliwia na tę chwilę tworzenie zestawień zobowiązań i wpłat składek do okręgu. Każda z jednostek ma dostęp do zobowiązań i wpłat jednostek podległych, dzięki czemu może sprawować kontrolę nad tym, aby zaległości składkowe były realizowane na czas.

Oprócz tego moduł udostępnia możliwość ewidencjonowania składek członkowskich poszczególnych osób z modułu członkowie.

Moduł poczty

Moduł umożliwia możliwość komunikowania się poprzez system poczty wewnętrznej z innymi jednostkami w systemie. Dzięki temu mamy spójną historię korespondencji. Dana jednostka zostaje poinformowana mailowo o otrzymanej wiadomości w systemie.

Moduł powiadomień

  • Moduł wysyła powiadomienia danej jednostce, na chwilę obecną system wysyła następujące rodzaje powiadomień.
  • powiadomienie o tym, że dany użytkownik zalogował się wraz z jego numerem IP,
  • powiadomienie o konieczności uzupełnienia danych kontaktowych po stworzeniu nowej jednostki,
  • powiadomienie o zaległościach składkowych (wysyłane przez okręg),
  • powiadomienie o dodaniu nowego rozkazu dla jednostek podległych,
  • ewidencja zgód na przynależność do organizacji (dodajemy skan lub zdjęcie podpisanej przez rodzica/opiekuna zgody),

Moduł ewidencji

  • Również system generuje różne ewidencje na potrzeby naszej organizacji, w tym:
  • ewidencję krzyży harcerskich,
  • ewidencję sprawności,
  • ewidencję lilijek instruktorskich,
  • ewidencję książeczek służbowych.

Co jest do zrobienia?

Moduł użytkownicy

Rozwój modułu użytkowników tak, aby można było powiązać użytkownika z kartą osobową członka (moduł członkowie), co w dalszej perspektywie doprowadziłoby do powstania systemu Jestem Aktualny (JA). Poprzez system JA każdy członek organizacji miałby tzw. „wirtualną książeczkę służbową”, gdzie miałby dostęp do swojej karty osobowej oraz odpowiednich rozkazów związanych z nim. Dzięki temu w jednym miejscu wiedziałby np. kiedy złożył przyrzeczenie harcerskie albo jakie ma sprawności.

 Drugą rzeczą jest możliwość włączenia dwuetapowego logowania, ze względu na dane jakie system przechowuje. Po zalogowaniu do konta, zanim użytkownik zostanie przekierowany do systemu, otrzyma na adres e-mail kod weryfikacyjny (ważny pięć minut), który będzie musiał podać.

Moduł wyjazdy

 Moduł, w którym będziemy obsługiwać wszystkie wyjazdy, począwszy od biwaków po akcje zimowe i letnie. W ramach modułu będzie można stworzyć listę uczestników (w oparciu o moduł członkowie), generować wstępnie uzupełnione karty uczestnika, dodawać wszystkie dokumenty potrzebne do zatwierdzenia akcji w okręgu. Dzięki takiemu rozwiązaniu organizujący akcję jak i bezpośredni przełożeni będą mieli dostęp do danych związanych z akcją. Również moduł będzie wskazywał postęp przy kompletowaniu potrzebnych dokumentów wraz z listą tego czego jeszcze brakuje. W momencie zatwierdzenia przez okręg nie można dokonywać już żadnych zmian.

Moduł plan pracy

 Moduł będzie umożliwiał generowanie planu pracy dla danej jednostki wraz z ewentualnym wsparciem metodycznym. Część danych przy generowaniu planu pracy będzie ściągana z innych modułów (lista członków, ilość zdobytych stopni, sprawności, odbytych zbiórek, biwaków itp.)

Moduł stopnie

Moduł stopnie będzie pozwalał jednostce na tworzenie kart na stopień dla danego członka jednostki, a także zmianę statusu danych zadań jak już zostały zrealizowane. Moduł umożliwi również generowanie uzupełnionej karty. Dzięki temu oprócz papierowej wersji karty, którą posiada zdający, to drużynowy będzie mógł śledzić postęp realizacji stopnia. Moduł również okaże się przydatny w przypadku jak harcerz zgubi swoją kartę na stopień, co jest częstym zjawiskiem. W momencie zamknięcia próby wraz z podaniem odpowiedniego rozkazu, system z automatu doda danemu członkowi w jego karcie nowy stopień.

Moduł rywalizacja

 Moduł będzie umożliwiał prowadzenie rywalizacji indywidualnej jak i grupowej między podległymi bezpośrednio jednostkami. Każda jednostka będzie mogła określić własny sposób punktowania wraz z możliwością przydziału punktów (możliwość opatrzenia komentarzem).

 Moduł będzie miał kilka wbudowanych możliwości punktowania, np. za obecność na zbiórce, gdzie jak zostanie zaznaczona obecność w module zbiórki, wtedy system z automatu przydzieli odpowiednią ilość punktów, podobnie z przyznaniem stopnia czy sprawności w module członkowie.

Moduł statystyk

Moduł statystyk będzie generował różnorakie statystyki na podstawie danych zgromadzonych w systemie, w tym m.in.:

  • ilość członków, wraz ze zmianami w danym czasie,
  • ilość stopni, wraz ze zmianami w danym czasie,
  • ilość zdobytych sprawności,
  • ilość przeprowadzonych zbiórek w danym czasie, frekwencja na zbiórkach,
  • zaległości składkowe.

Moduł uchwał i komunikatów

Możliwość dodawania uchwał i komunikatów przez okręg i naczelnictwo, wraz z odpowiednimi powiadomieniami do jednostek podległych 

Moduł sprawności

Podobnie jak w module stopni, moduł będzie udostępniał możliwość realizacji prób na dane sprawności. W momencie zamknięcia próby wraz z podaniem odpowiedniego rozkazu, system z automatu doda danemu członkowi w jego karcie nową sprawność.

Moduł książki finansowej

Możliwość prowadzenia książki finansowej przez każdą jednostkę, wraz z możliwością podglądu książek przez jednostki bezpośrednio nadrzędne. Moduł będzie połączony z modułem dokumentów finansowych.

Moduł dokumentów finansowych

Możliwość generowania różnych dokumentów finansowych takich jak m.in.: lista odpłatności, zestawienie kwitariuszy, faktur, rozliczenia biwaku, karty drogowe. W momencie generowania dokumentu możliwy będzie jego wydruk, a także dokonania od razu wpisu do książki finansowej.

Przez ten moduł będą przechodzić wszystkie wpisy do książki finansowej, gdzie oprócz wpisu dodaje się również skan lub zdjęcie danego dokumentu księgowego, aby okręg mógł na bieżąco kontrolować prowadzoną przez jednostki podległe gospodarkę finansową.

Moduł kategoryzacji

Możliwość kategoryzowania drużyn w oparciu o kryteria ustalane dla danego roku. Moduł będzie posiadał pewne wbudowane funkcje, gdzie pewne kryteria będzie odhaczał lub nie z automatu, np. ilość członków w drużynie, stopnie adekwatne do wieku, ilość zdobytych sprawności itp. Moduł będzie również tworzył rankingi najlepszych drużyn.

Moduł pełnomocnictwa

Moduł dzięki któremu będzie się zgłaszać zapotrzebowanie na pełnomocnictwa wraz z uzupełnianiem odpowiednich danych. Moduł będzie umożliwiał generowanie z automatu pełnomocnictwo do wydruku, a także będzie swoistym rejestrem pełnomocnictw, który trzeba mieć.

Moduł zobowiązań

Moduł zobowiązań będzie gromadził skany lub zdjęcia wszystkich zobowiązań odpowiedzialności materialnej jakie powinny podpisać osoby przejmujące daną jednostkę.

Jeszcze kilka słów o mnie...

Od 1999 członek Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej, od 2007 roku instruktor tejże organizacji. W latach 2003-2005 drużynowy 2 Raciborskiej Gromady Zuchów, w latach 2003-2005 oraz 2008-2009 drużynowy 2 Raciborskiej Drużyny Harcerzy, w latach 2002-2017 sekretarz i skarbnik Raciborskiego Związku Drużyn Harcerzy, w latach 2007-2009 sekretarz i referent zuchowy Górnośląskiej Chorągwi Harcerzy, w latach 2006-2010 członek Zarządu Okręgu Górnośląskiego, w latach 2015-2016 drużynowy 1 Raciborskiej Drużyny Harcerzy, od 2013 roku drużynowy 1 Raciborskiej Gromady Zuchów, a od 15 października 2017 roku komendant Raciborskiego Związku Drużyn Harcerzy. W 2008 i 2012 roku współorganizowałem zloty Górnośląskiej Chorągwi Harcerzy, na które zdobyłem dotację z Ministerstwa Obrony Narodowej.

Od 2013 roku prowadzę własną firmę, gdzie realizuje projekty informatyczne – strony www z nastawieniem na tematykę e-commerce i CRM.