Podział zobowiązań według macierzy Eisenhowera z wykorzystaniem kart do gry ♠️♥️♣️♦️
Od lat fascynowały mnie różne metody organizacji codziennych zadań. Jedną z nich był model Macierzy Eisenhowera, który na początku wydawał się genialny – aż do momentu, gdy praktyka obnażyła jego ograniczenia. Mimo to, z biegiem czasu model ten powracał do mnie niczym nieodłączny element, a kilka zrywów motywowało mnie do ponownych prób klasyfikowania obowiązków według jego zasad. Wszystko zmieniło się jednak po przeczytaniu książki Siedem nawyków skutecznego działania. Autor ukazał mi prawdziwą istotę tej idei – jej sedno, krem de la krem – co pozwoliło mi dostrzec, że najważniejsze nie jest samo dzielenie zadań, lecz zrozumienie celu, dla którego to robimy.
Macierz Eisenhowera dzieli nasze zadania na cztery kategorie, opierając się na dwóch kryteriach:
• Ważność – czy dane zadanie ma istotny wpływ na nasze cele, wartości oraz długoterminowy rozwój?
• Pilność – czy wymaga natychmiastowego działania z powodu określonych terminów lub krytycznych okoliczności?
Standardowy podział wygląda następująco:
- I kwadrant – Ważne i pilne (K♠️): Zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi i mają kluczowe znaczenie.
- II kwadrant – Ważne, ale nie pilne (K♥️): Kluczowe dla rozwoju zadania, które warto starannie zaplanować, choć nie muszą być wykonane od razu. To właśnie na ten kwadrant musimy szczególnie uważać!
- III kwadrant – Pilne, ale nieważne (K♦️): Zadania, które mimo narzuconych terminów często można delegować lub wykonać szybko, gdyż ich wpływ na główne cele jest ograniczony.
- IV kwadrant – Ani pilne, ani ważne (K♣️): Czynności rozpraszające – warto je ograniczać lub całkowicie eliminować.
Jak wdrożyć system w praktyce?
Zacznij od sięgnięcia po talię kart i wyłonienia czterech króli – po jednym z każdej kategorii (kier, karo, pik, trefl). Zalecam, aby zrobić to fizycznie – dotyk, widok, a przede wszystkim relacja, którą nawiążesz z kartami, wpłynie na komunikację z Twoją podświadomością. Kiedy nadajemy kartom znaczenie, zaczynają one działać niczym symboliczni pośrednicy, wpływając na nasz świadomy umysł i biologiczny "komputer" – mózg, który kieruje naszym codziennym funkcjonowaniem.
Nie ważne, czy korzystasz z karteczek, notesów, kalendarzy czy systemów typu Trello czy Asana – możesz wprowadzić tę symbolikę do swoich narzędzi organizacyjnych. Wystarczy, że przypiszesz zadaniom odpowiednie markery: K♠️, K♥️, K♦️, K♣️. Możesz stosować oryginalne karty lub przygotować repliki – na przykład kolorowe karteczki czy naklejki z nadrukowanymi symbolami i krótkim opisem kategorii. Jeśli karty do Ciebie nie przemawiają, wymyśl lub poszukaj innego symbolu, który będzie dla Ciebie równie znaczący i spójny z Twoim światem.
Przejrzyj swoją listę zadań, oceniając każde z nich pod kątem pilności i ważności, a następnie przyporządkuj im odpowiedni marker – symbolizujący miejsce zadania w macierzy. Pamiętaj, że to, co potrafimy uczynić teoretycznie, to planowanie przyszłych działań, ale to realizacja stanowi esencję praktyki!
Kluczowe zasady:
- Priorytetyzacja: Skup się najpierw na zadaniach oznaczonych królem kier (ważne i pilne). Następnie zaplanuj działania związane z królem karo (ważne, ale nie pilne).
- Delegacja i eliminacja: Zadania z królem pik (pilne, ale nieważne) – o ile to możliwe – deleguj lub wykonuj szybko, natomiast te oznaczone królem trefl (ani pilne, ani ważne) staraj się ograniczać lub całkowicie eliminować.
Karty staną się Twoim przewodnikiem, wizualnym markerem, który będzie wspierał komunikację z Twoją podświadomością i wpływał na działanie Twojego mózgu. Umieść je na tablicy, w plenerze czy na ścianie, aby mieć stały podgląd na rozkład zadań. Dzięki wyrazistym kolorom i symbolom szybko zorientujesz się, gdzie skoncentrować energię, a co można przesunąć lub usunąć.
Zalety wykorzystania kart jako markerów:
- Łatwość identyfikacji: Wyrazisty podział na kategorie dzięki intensywnym kolorom i symbolom (np. czerwone dla ważnych zadań, czarne dla mniej istotnych) pozwala na szybkie rozpoznanie priorytetów.
- Szybkie podejmowanie decyzji: W natłoku obowiązków wizualny system umożliwia natychmiastowe określenie, które zadania wymagają pilnej reakcji.
- Element zabawy i motywacja: Nietypowy sposób planowania zwiększa zaangażowanie, a element gry sprawia, że praca staje się bardziej interaktywna.
- Elastyczność: System można łatwo modyfikować – zmieniać przypisanie markerów lub dodawać nowe symbole w miarę zmieniających się priorytetów.
Przekształcenie kart – króla kier, karo, pik i trefl – w markery zadań to kreatywny sposób na uporządkowanie codziennego chaosu. Dzięki tej metodzie łatwiej ocenisz, które zadania wymagają natychmiastowej reakcji, kiedy zaplanować ważne działania, a które kwestie można delegować lub całkowicie wyeliminować. Macierz Eisenhowera staje się wtedy nie tylko narzędziem analitycznym, ale również przyjaznym systemem organizacji, który sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem i energią.
Mam nadzieję, że ta robocza koncepcja pomoże Ci w ustalaniu priorytetów i lepszym planowaniu zadań. Działaj szybko i z pasją – Twoja codzienność zasługuje na porządek!
Nagrałem również wideo, zapraszam!
Ankieta
Marcin Milke
Trwa ładowanie...