Pierwsze kroki: Jak złożyć wniosek o odpis aktu stanu cywilnego przez ePUAP / Gov.pl

Darmowy! · 0 · 02.06.2026

Obecnie uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego jest znacznie prostsze niż jeszcze kilka lat temu. Nie trzeba odwiedzać urzędu osobiście – w wielu przypadkach wniosek można złożyć przez internet za pośrednictwem serwisu Gov.pl i platformy ePUAP. To wygodne rozwiązanie, szczególnie dla osób prowadzących badania genealogiczne na odległość lub mieszkających poza miejscowością, w której przechowywane są interesujące je dokumenty.

USC czy archiwum państwowe? Jak ustalić, gdzie znajduje się akt przodka

W kontekście badań genealogicznych bardzo ważne jest zrozumienie, gdzie znajdują się interesujące nas dokumenty. Nie wszystkie akty stanu cywilnego są przechowywane w urzędach stanu cywilnego. W zależności od wieku dokumentu mogą znajdować się zarówno w USC, jak i w archiwach państwowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami urzędy stanu cywilnego przechowują:

akty urodzenia przez 100 lat,
akty małżeństwa przez 80 lat,
akty zgonu przez 80 lat.

Po upływie tych okresów księgi powinny być przekazywane do właściwych archiwów państwowych, gdzie stają się materiałem archiwalnym dostępnym dla każdego.

W praktyce granica między zasobem USC a archiwum państwowego jest jedną z pierwszych rzeczy, które genealog powinien ustalić przed rozpoczęciem poszukiwań. Pozwala to skierować wniosek do właściwej instytucji. Pamiętaj, że zdarzają się sytuacje, gdy stare księgi znajdziesz jeszcze w USC , bo decyduje data jej zamknięcia a czasem po prostu nie zostały na czas przygotowane do przekazania.

Jak uzyskać odpis aktu stanu cywilnego przez ePUAP – instrukcja krok po kroku

W poniższym poradniku pokazuję krok po kroku, jak poprawnie złożyć wniosek, dokonać opłaty i odebrać odpis aktu bez wychodzenia z domu.

Co w przypadku, gdy nie znam danych?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby rozpoczynające badania genealogiczne. W końcu celem zamówienia odpisu aktu stanu cywilnego często nie jest potwierdzenie informacji, które już znamy, lecz właśnie ich poznanie. Gdybyśmy znali dokładną datę urodzenia przodka, miejsce zawarcia jego małżeństwa czy imiona jego rodziców, nie musielibyśmy sięgać po dokumenty urzędowe.

Wystarczy podać dane, którymi dysponujemy, na przykład imię i nazwisko przodka, przybliżony rok zdarzenia lub miejscowość, z którą był związany. Warto jednak pamiętać, że urząd stanu cywilnego nie prowadzi badań genealogicznych i nie będzie samodzielnie poszukiwał osoby na podstawie bardzo ogólnych informacji. Im więcej danych uda się zgromadzić przed złożeniem wniosku, tym większa szansa na szybkie odnalezienie właściwego aktu. Wskazane jest czasem zadzwonić do USC, w którym prawdopodobnie są księgi metrykalne z danymi, jakich poszukujemy - porozmawiać z urzędnikami, dopytać

W praktyce genealogicznej często wygląda to tak, że jeden uzyskany dokument dostarcza informacji potrzebnych do zdobycia kolejnego. Akt zgonu może wskazać datę i miejsce urodzenia zmarłego, akt małżeństwa ujawni imiona jego rodziców, a akt urodzenia pozwoli cofnąć się do następnego pokolenia.

Warto skontaktować się z urzędem przed złożeniem wniosku

Gdy nie dysponujesz kompletem danych (a bądźmy szczerzy, raczej nie dysponujesz, bo inaczej być ich nie szukała/szukał) lub nie masz pewności, czy poszukiwany akt znajduje się w danym urzędzie, dobrym rozwiązaniem może być wcześniejszy kontakt telefoniczny z właściwym urzędem stanu cywilnego. Krótka rozmowa z urzędnikiem często pozwala rozwiać wiele wątpliwości jeszcze przed złożeniem formalnego wniosku.

Warto zapytać między innymi, czy księgi z interesującego nas okresu znajdują się nadal w USC, czy zostały już przekazane do archiwum państwowego, jakie informacje będą potrzebne do identyfikacji aktu oraz czy urząd może podpowiedzieć najlepszy sposób złożenia wniosku. Urzędnicy nie prowadzą wprawdzie badań genealogicznych za wnioskodawcę, jednak często są w stanie wskazać właściwy kierunek dalszych poszukiwań lub zwrócić uwagę na kwestie, które mogą mieć znaczenie przy odnajdywaniu dokumentów.

Taki kontakt jest szczególnie pomocny w sytuacjach, gdy dysponujemy jedynie przybliżoną datą zdarzenia, nie jesteśmy pewni miejsca jego wystąpienia albo gdy poszukiwane dokumenty znajdują się na granicy okresów przechowywania między USC a archiwum państwowym. Kilka minut rozmowy telefonicznej może zaoszczędzić wiele czasu i ułatwić dalsze poszukiwania genealogiczne.

1. Co możesz zamówić

Możesz zamówić odpis aktu:

urodzenia,
małżeństwa,
zgonu.

Możesz wybrać:

odpis skrócony (najczęściej wystarcza),
odpis zupełny (może zawierać więcej informacji),
odpis wielojęzyczny (tylko papierowo, przydatny za granicą).

Odpis elektroniczny dostaniesz jako dokument elektroniczny.

2. Przygotuj wcześniej

Przed wejściem na stronę przygotuj sobie:

Profil Zaufany, e-dowód albo bankowość elektroniczną do logowania,
dane osoby, której dotyczy akt,
informację, jaki akt chcesz dostać,
sposób odbioru: elektronicznie, pocztą albo osobiście,
potwierdzenie opłaty, jeśli płacisz przelewem.

Opłata wynosi:

22 zł za odpis skrócony,
33 zł za odpis zupełny,
dodatkowo 17 zł za pełnomocnictwo, jeśli działasz jako pełnomocnik.

3. Wejdź na właściwą stronę

Wejdź na Gov.pl i wyszukaj usługę:

„Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego”

Możesz też wpisać w Google:

gov.pl odpis aktu stanu cywilnego

Na stronie kliknij przycisk „Wyślij wniosek”.

4. Zaloguj się

Po kliknięciu system poprosi Cię o logowanie.

Wybierz jedną metodę:

Profil Zaufany,
bankowość elektroniczną,
e-dowód,
aplikację mObywatel, jeśli system ją pokazuje.

Po zalogowaniu otworzy się formularz wniosku.

5. Wybierz rodzaj aktu

W formularzu zaznacz, czego potrzebujesz:

akt urodzenia,
akt małżeństwa,
akt zgonu.

Potem wpisz dane osoby, której dotyczy akt. Najczęściej będą to:

imię i nazwisko,
data urodzenia, małżeństwa albo zgonu,
miejsce zdarzenia,
PESEL, jeśli go znasz.

6. Wybierz rodzaj odpisu

Wybierz:

skrócony, jeśli potrzebujesz standardowego dokumentu,
zupełny, jeśli urząd, sąd albo inna instytucja wymaga pełnej treści aktu,
wielojęzyczny, jeśli dokument ma być użyty za granicą — pamiętaj, że ten dostaniesz tylko papierowo.

7. Wybierz sposób odbioru

Masz zwykle trzy możliwości:

odbiór elektroniczny na skrzynkę Gov/ePUAP/e-Doręczenia,
odbiór pocztą,
odbiór osobisty w USC.

Jeżeli chcesz wszystko załatwić bez wychodzenia z domu, wybierz odbiór elektroniczny.

8. Wybierz urząd

Wniosek możesz wysłać do dowolnego urzędu stanu cywilnego w Polsce.

Najprościej wybrać urząd:

właściwy dla miejsca urodzenia, małżeństwa albo zgonu,
albo urząd w Twojej miejscowości.

9. Zapłać

Jeśli system pozwala, możesz zapłacić online.

Jeśli płacisz zwykłym przelewem:

znajdź numer konta wybranego USC,
zrób przelew,
pobierz potwierdzenie przelewu,
dodaj potwierdzenie jako załącznik do wniosku.

Niektóre sprawy są bezpłatne, na przykład gdy odpis jest potrzebny do dowodu osobistego, paszportu, ZUS, alimentów, pomocy społecznej albo zatrudnienia. Wtedy we wniosku trzeba wpisać, do czego potrzebujesz odpisu.

10. Sprawdź wniosek

Przed wysłaniem sprawdź:

czy wybrano dobry akt,
czy dane osoby są poprawne,
czy wybrano dobry rodzaj odpisu,
czy wybrano dobry sposób odbioru,
czy dołączono potwierdzenie opłaty, jeśli jest potrzebne.

11. Podpisz i wyślij

Kliknij „Podpisz”.

Podpisz wniosek Profilem Zaufanym, e-dowodem albo inną dostępną metodą.

Po podpisaniu kliknij „Wyślij”.

Po wysłaniu dostaniesz UPO/UPP, czyli urzędowe potwierdzenie, że wniosek został złożony.

12. Czekaj na odpis

Czas oczekiwania zależy od tego, czy akt jest już w elektronicznym rejestrze.

Zwykle:

do 7 dni kalendarzowych, jeśli akt jest w rejestrze,
do 7 dni roboczych, jeśli akt jest w papierowej księdze w wybranym USC,
do 10 dni roboczych, jeśli urząd musi sprowadzić lub przenieść akt z innego miejsca.

Gotowy odpis elektroniczny znajdziesz w swojej skrzynce Gov/ePUAP/e-Doręczenia.