Sygnatury w Archiwach Państwowych – czym są i jak są nadawane?

Co to jest sygnatura archiwalna?

Sygnatura archiwalna jest oznaczeniem nadawanym jednostce archiwalnej (np. księdze, teczce, mapie, aktom sprawy). Pozwala ona zidentyfikować dokument i odróżnić go od wszystkich pozostałych jednostek znajdujących się w zasobie archiwum.

Wygląda na przykład tak:

29/663/0/1/1

a poszczególne liczby mają tu określone znaczenie.

 

Zasady nadawania sygnatur

 

W polskiej sieci Archiwów Państwowych stosowany jest jednolity system identyfikacji materiałów archiwalnych. Sygnatura składa się zwykle z kilku elementów:

1. Numer archiwum, identyfikuje instytucję przechowującą dokument;
2. Numer zespołu archiwalnego, określa zbiór dokumentów pochodzących od jednego twórcy (np. urzędu, parafii, sądu);
3. Numer serii lub podzespołu, jeżeli występuje;
4. Numer jednostki archiwalnej, konkretnej księgi, teczki lub woluminu.

 

 

sygnatura

29/663/0/1/1

29 - Archiwum Narodowe w Krakowie

663 - numer zespołu archiwalnego (w tym przypadku to Zbiór kartograficzny)

1 - numer serii (w tym przypadku to Plany katastralne - Kraków)

1 - numer jednostki (w tym przypadku to Plan Krakowa w obrębie murów miejskich)

 

 

 

Numer archiwum – pierwszy człon sygnatury

Najbardziej charakterystycznym elementem współczesnych sygnatur jest numer archiwum. Każdemu archiwum państwowemu przypisano własny numer, który pojawia się na początku sygnatury.

Przykładowo:

• 29 – Archiwum Narodowe w Krakowie,
• 21 – Archiwum Państwowe w Kielcach,
• 34 – Archiwum Państwowe w Lesznie.

Dzięki temu już po pierwszej części sygnatury można ustalić, w którym archiwum znajduje się dokument.

 

Gdzie znaleźć sygnaturę?

Sygnaturę można odczytać:

• w serwisie „Szukaj w Archiwach”,
• w inwentarzach archiwalnych,
• w katalogach zespołów archiwalnych,
• na kartach jednostek udostępnianych w pracowniach naukowych archiwów.

 

Jak wyszukiwać po sygnaturze?

W serwisie Szukaj w Archiwach możesz wyszukiwać dokumenty tylko po sygnaturze. Na stronie głównej kliknij w przycisk Wyszukiwanie zaawansowane, który przekieruje Cię do tego widoku:

W oknie Sygnatura - Wpisz sygnaturę bądź sygnaturę dawną wpisujesz numer, który posiadasz (ja wpisałam sygnaturę zespołu z ANK Starostwo Grodzkie Krakowskie), czyli 29/218. W ten sposób w wynikach wyszukiwania dostałam wszystkie jednostki tego zespołu (oczywiście wyszukiwanie można zawęzić):

 

Oddziały archiwów państwowych i ich numery

Warto pamiętać, że numer archiwum nie zawsze odnosi się wyłącznie do archiwum głównego. W systemie ewidencji Archiwów Państwowych własne numery otrzymują również oddziały zamiejscowe. Oznacza to, że dokument przechowywany w oddziale może posiadać inny pierwszy człon sygnatury niż dokument znajdujący się w siedzibie głównej tego samego archiwum.

Przykładem jest Archiwum Narodowe w Krakowie, które oprócz centrali w Krakowie posiada kilka oddziałów terenowych. Każdy z nich funkcjonuje w systemach archiwalnych jako odrębna jednostka ewidencyjna:

W praktyce oznacza to, że sygnatura rozpoczynająca się od numeru 29 wskazuje na zasób przechowywany w Krakowie, natomiast sygnatury zaczynające się od 31 lub 33 odnoszą się odpowiednio do oddziałów w Nowym Sączu i Tarnowie.

Przykładowo:

• 29/123/45 – jednostka znajdująca się w Archiwum Narodowym w Krakowie,
• 31/123/45 – jednostka znajdująca się w Oddziale w Nowym Sączu,
• 33/123/45 – jednostka znajdująca się w Oddziale w Tarnowie.

 

Dlaczego sygnatura jest tak ważna?

Podając sygnaturę archiwalną:

• można zamówić dokument do wglądu,
• prawidłowo cytować źródła historyczne,
• odnaleźć dokument w bazach internetowych,
• wskazać dokładne miejsce przechowywania materiału archiwalnego.

 

Podsumowanie

Sygnatura archiwalna jest podstawowym identyfikatorem materiałów przechowywanych w Archiwach Państwowych. Jej pierwszy człon wskazuje archiwum, drugi numer zespołu archiwalnego, a kolejne elementy prowadzą do konkretnej jednostki. Przykładowo oznaczenie „29/218” informuje, że dokument znajduje się w Archiwum Narodowym w Krakowie (numer 29) i należy do zespołu „Starostwo Grodzkie Krakowskie” numer 218. Dzięki temu systemowi możliwe jest sprawne zarządzanie milionami dokumentów znajdujących się w polskich archiwach.

 

Komentarze (0)

Trwa ładowanie...

Załaduj więcej komentarzy