Pamiętam do dziś jak koleżanki z pracy chodziły na urlop, pisząc swoje „handovery” do późnych godzin wieczornych. Wszystkim wydawało się oczywiste, że właśnie tak wygląda przygotowanie do nawet kilku dni wolnego. To taki rytuał, który wszystkim już dawno spowszedniał.
Jeśli jednak się nad tym zastanowić, to przekazujemy swoje obowiązki znacznie częściej, nie tylko przed urlopem, nie zawsze mając możliwość poświęcenia kilku godzin na przygotowanie dla osoby przejmującej nasze projekty wyczerpujących instrukcji. Każdemu może się przecież zdarzyć na przykład zachorować. W takim wypadku okazuje się, że systematyczne prowadzenie dokumentacji procesu sourcingowego jest najlepszym podejściem. Możemy przekazać swoją pracę w zaledwie kilka minut, zapewniając wszystkim zaangażowanym w proces łatwe przejęcie naszych zadań.
Ze swojej strony polecam Ci następujące dokumenty:
Choć jego nazwa brzmi dumnie, z mojej perspektywy dokument sourcingowy to najbardziej podstawowe narzędzie, jakie można wymyślić. To po prostu dokument, w którym zapisuję wszystkie słowa klucze dla danego projektu sourcingowego, w którym następnie łączę je w kwerendy.
Dzięki takiemu plikowi mogę w systematyczny sposób podejść do gromadzenia słów kluczy. W ten sposób korzystam nie tylko z tych słów, które przyszły mi do głowy w trakcie zapoznawania się ze stanowiskiem, ale też z tych, które wyszukałam później przygotowując się do prowadzenia projektu, czy odkryłam na profilach kandydatów.
Przekazanie takiego dokumentu innej osobie daje obu stronom ogromny komfort. Osoba, która przejmuje projekt nie musi martwić się, że powtórzy niepotrzebnie już raz przeprowadzone wyszukiwania, a samo wdrożenie w projekt odbywa się zdecydowanie szybciej.
Jeszcze podczas briefingu warto umówić się z Hiring Managerem na pewną listę źródeł kandydatów. W organizacji, w której za budżet odpowiadamy wspólnie, pozwoli to uniknąć nieporozumień co do kosztów prowadzenia projektu i uzyskać wszelkie niezbędne zgody na wydatki na samym początku procesu.
Taka lista stanowi też mapę działań sourcingowych. Powiedzmy, że rozpoczynamy od wyszukiwania kandydatów na LinkedInie, potem przenosimy się na Meetup, aby wreszcie zakończyć na Githubie. Wielu rekruterów działa w taki uporządkowany sposób, nawet jeśli nie dysponują fizyczną (ani cyfrową) checklistą, a mapa procesu znajduje się wyłącznie w ich głowie.
Przygotowanie jej w formie cyfrowej pozwoli nam w łatwy sposób przekazać projekt kolejnej osobie. Najlepiej, jeśli przy każdym etapie uzupełnimy naszą checklistę notatkami o rezultatach, jakie udało nam się uzyskać wyszukując kandydatów w danym źródle. Zapisując tam informacje o trudnościach, jakie napotkaliśmy, o ilości profili, które ostatecznie znaleźliśmy, przygotowujemy się do kolejnego spotkania z Hiring Managerem – co jest jeszcze bardziej istotne, kiedy będzie nas na nim reprezentował inny sourcer.
Planer to jeden z moich ulubionych dokumentów, bo nie tylko systematyzuje prowadzenie procesu rekrutacji, ale też pozwala zderzyć oczekiwania wobec niego z tym, co rzeczywiście da się zrobić.
To nic innego jak dokument, w którym zapisujemy wszystkie ważne daty w procesie, odpowiadając na pytania takie jak:
Planer obejmuje nie tylko te działania, które prowadzimy samodzielnie, ale ma też na celu zebrać w jednym miejscu informacje o zaangażowaniu innych osob w proces rekrutacji. I tak, jeśli w planerze pojawia się informacja o rozmowach z Hiring Managerem, możemy (a nawet powinniśmy) od razu poprosić o zablokowanie czasu w kalendarzu w odpowiednich datach. Podobnie w przypadku rekruterów technicznych czy osób prowadzących weryfikację umiejętności językowych.
Każdy, kto w jakiś sposób angażuje się w proces powinien wiedzieć dokładnie kiedy będziemy go potrzebować. Przekazując planer zastępującej nas osobie upewniamy się więc, że ma ona dostęp do wszystkich, którzy wpłyną na powodzenie procesu rekrutacji.
Jak widać, zapewnienie komfortu osobie przejmującej nasze obowiązki w pracy nie jest wcale bardzo skomplikowane. Jeśli na bieżąco prowadzimy dokumentację naszej pracy, sprowadza się to właściwie do udostępnienia kilku dokumentów. Serdecznie zachęcam Was do tego, żeby zainwestować czas w prowadzenie odpowiednich zapisów – sami zobaczycie jak łatwo będzie wówczas wziąć wolne! 🙂
Kasia Tang
Trwa ładowanie...