Wyobraź sobie, że stoisz na środku wielkiego, zielonego terenu. Wokół Ciebie widać białe namioty, piękne dekoracje, a w powietrzu unosi się aromat świeżo przygotowywanych potraw. Przede mną stoi zadanie – przygotowanie jedzenia dla 350 gości oraz 50 osób z obsługi na plenerowy event. To nie lada wyzwanie, także dla mnie, doświadczonego Szefa kuchni.
Pierwsze kroki w organizacji
Przygotowania do tak dużej imprezy zaczynają się na długo przed tym zanim mięso zacznie skwierczeć na grillu. Pierwszy krok to sprawy organizacyjne, które są jak fundament budynku. Bez nich nie ma mowy o sukcesie. Gdy tylko dostaję zapytanie o organizację takiego eventu, siadamy wspólnie z organizatorami i managerami, by dokładnie omówić każdy szczegół. Od tego momentu zaczyna się prawdziwa praca – także na papierze.
Menu
Prawdziwą sztuką jest nie tylko ułożenie menu, ale również dostosowanie ilości jedzenia dla kilkuset osób. Ważne jest, by dostosować je do charakteru imprezy i upodobań gości. Czy będzie to bardziej elegancka kolacja, czy może swobodny, piknikowy klimat? Potrawy muszą nie tylko smakować, ale także wyglądać i pachnieć wspaniale. Wybieram nie tylko dobre jakościowo składniki, ale również takie, które będą dostępne w dużych ilościach. To wcale nie jest takie proste i oczywiste, że wszystko będzie dostępne. Przy zamówieniu towaru ważna jest precyzja – muszę mieć pewność, że wszystko, co zamówię, dotrze na czas i w najlepszej jakości.
Na ostatnim evencie miałem za zadanie przyrządzić dania kuchni międzynarodowej. Goście przybyli z wielu krajów europejskich i jednym z wymagań było przygotowanie popularnych dań ich kuchni. Wśród regionalnych klasyków były potrawy z Białorusi, Turcji, Japonii, Kenii, Bułgarii, Litwy, Anglii, Ukrainy, Hiszpanii oraz kilku innych. Nie zabrakło oczywiście naszej rodzimej kuchni polskiej oraz grilla.
Wyżywienie dla obsługi eventu
Poza personelem, który zapewnialiśmy jako gospodarz obiektu, byli przyjezdni pracownicy z zewnątrz. Było ich około 50 osób – Muzycy, barmani, obsługa techniczna od świateł i muzyki, managerzy czy pracownicy rozkładający namioty. Każdy musiał coś zjeść. To dodatkowe jedzenie do przygotowania w osobnej sali.
Dostawcy
Nie zapominam o moich dostawcach, z którymi współpracuję od lat. Zaufanie to podstawa – wiem, że dostarczą mi najświeższe produkty, na których mogę polegać. W tym momencie również planuję logistykę – jak dostarczyć te wszystkie składniki na miejsce, gdzie nie ma przecież profesjonalnej kuchni. Także w tym przypadku nie ma miejsca na pomyłki
Dobranie zespołu
Następnie przyszedł czas na zebranie zespołu. Zawsze staram się dobierać kucharzy, którzy nie tylko potrafią gotować, ale także radzić sobie w trudnych warunkach. Poza sprawdzonymi kucharzami, z którymi pracuję na co dzień, muszę zatrudnić również pracowników dodatkowych na zlecenie. Dobrze, że mam bazę kontaktów z osobami, którymi już pracowałem i wiem czego się po nich spodziewać. Każdy Szef musi mieć zaufanie do załogi, a bierze się ono jedynie z dowodów w postaci wcześniejszej dobrej wspólnej pracy. Dobry personel jest na wagę złota.
Ustalanie grafiku to także duże wyzwanie. Należy oszacować jaki czas przygotowania jest dla konkretnych potraw, kto będzie je wykonywał (bo od tego zależy czas przyrządzania). Ilu trzeba kucharzy, a ile pomocy kuchennych. Dostosowanie godzin pracy do osób dodatkowych to również sztuka. Jedna pani może tylko w godzinach pracy przedszkola, a drugiej pasuje tylko od 16.00 bo dopiero wraca z pracy. Pracownicy etatowi nie mają aż tyle sił, aby pracować kilka dni od rana do wieczora. Czyli Szef kuchni musi wszystko dopiąć na ostatni guzik, aby impreza była udana.
Obsługa kelnerska
Ważną kwestią organizacyjną jest spotkanie z kelnerami. Taki meeting przed eventem wyjaśniający sposób w jaki sposób będziemy pracować jest bardzo ważny. Każdy kelner, a także kucharz muszą wiedzieć w jaki sposób mają się ze sobą komunikować. Zazwyczaj zajmuje się tym manager / kierownik sali lub osoba wyznaczona. Jednak również Szef kuchni powinien dodać coś od siebie. Należy ustalić kto pilnuje bufetu z jedzeniem i wszystko monitoruje. Ta osoba musi być również wyznaczona do komunikacji z kuchnią, aby uzupełniać brakujące potrawy. Powinien być także kelner, który przynosi to, co kucharze przygotowali i uzupełnia bufet. Jeśli chcesz dowiedzieć się na temat cech dobrego kelnera przeczytaj mój wpis – https://foodandtravels.eu/cechy-dobrego-kelnera/
Plenerowe eventy rządzą się swoimi prawami – trzeba być przygotowanym na każdą ewentualność, także na zmienną pogodę. Kelnerzy powinni się przygotować np. do obsługiwania podczas ulewy. Częścią wyposażenia kelnerskiego powinny być nie tylko parasolki, ale również płaszcze przeciwdeszczowe. Nie wyobrażam sobie sytuacji, że przemoczeni, zlani deszczem kelnerzy mogliby serwować dania. Także należy zwrócić uwagę, że przynoszone potrawy nie powinny być zalane wodą. Kelner musi chronić jedzenie przed zalaniem.
Bufety zimne i gorące
Jeżeli impreza plenerowa liczy kilkaset osób, to zazwyczaj podaje się jedzenie w formie samoobsługowego bufetu. Są przygotowane stoły z zimnymi przekąskami, sałatkami oraz dodatkami. Umieszczone są na nich także jednorazowe naczynia jak talerze, tacki papierowe czy sztućce. W ostatnim czasie zyskały na popularności naczynia typu EKO, a także BIO, które są przyjazne dla środowiska. Najczęściej kubeczki i talerze wykonane są z papieru, a sztućce z drewna. Nie ma to specjalnej różnicy dla organizatora, jednak należy zwrócić uwagę na to, że pozostawione płynne jedzenie w 30 minut niszczy papier. Może rozmięknąć i rozlać się na stole lub w bufecie. Koniecznie należy dopilnować również tej sprawy i zbierać na bieżąco naczynia.
Bemary i narzędzia
Ciepłe dania zazwyczaj podaje się w ladach bemarowych, a potrawy płynne w kociołkach. Ogromną wygodą jest ich przemieszczanie ze względu na zainstalowane koła. Można bezproblemowo ustawiać, a także zmieniać ich konfigurację. Są elektryczne więc należy zadbać o źródło prądu. W tym miejscu zaznaczę, że jeszcze przed imprezą należy sprawdzić wszystkie bemary czy działają prawidłowo i czy dobrze grzeją. Może się również okazać, że gniazdka nie wytrzymują tak dużego poboru prądu i wyskakują korki. Taką informację należy mieć dużo wcześnie zanim zacznie się event. Organizacja innego źródła prądu może okazać się kłopotliwe. Należy wziąć pod uwagę także, że nie będzie skąd pociągnąć przedłużaczy. W takim wypadku trzeba zorganizować agregat prądotwórczy.
Jako Szef kuchni przed taką imprezą muszę dokładnie zaplanować jakie ilości jedzenia wydajemy, ile jest potraw, a także ile potrzebujemy bemarów. Do tego również dochodzi planowanie pojemników do bemarów, w których jest jedzenie tzw. GN-y. Ponad to trzeba przygotować narzędzia do nakładania. Wszystko musi być wcześniej przemyślane. Może okazać się, że gospodarz nie dysponuje taką ilością sprzętu i potrzebna jest usługa z zewnątrz. Bez problemu można wyszukać firmę, która wypożycza sprzęt gastronomiczny. Wystarczy wygooglować.
Taki event to satysfakcjonujące wyzwanie
Takie eventy to coś więcej niż tylko gotowanie. To tworzenie atmosfery, która zostanie w pamięci gości na długo. Mam nadzieję, że mogłem Ciebie zabrać na chwilę do mojego świata – pełnego wyzwań, ale też ogromnej satysfakcji z dobrze wykonanej pracy. A jeśli Ty także planujesz zorganizować coś podobnego, wiedz, że z chęcią pomogę Ci stworzyć niezapomniane kulinarne wspomnienia.
Zostań Szefem kuchni i samodzielnie organizuj takie eventy
Jeśli chcesz zdobyć umiejętności potrzebne do organizacji podobnych eventów, to zachęcam Cię do zainwestowania w swoją przyszłość. Masz okazję rozwinąć skrzydła kariery w gastronomii niezależnie od zajmowanego stanowiska. Z tej okazji przygotowałem dla Ciebie kursy gastronomiczne, dzięki którym zdobędziesz kompetencje zawodowe. Awansuj i powiększ swoje zarobki. Realizuj się zawodowo dzięki kursom on-line stworzonym przez Szefa kuchni zajmującym się od 27 lat gastronomią. Zdradzę Ci również jak zwiększyć przewagę nad konkurencją dzięki AI. Wystarczy, że zostaniesz Patronem i skorzystasz z progów wsparcia od 20 zł. https://patronite.pl/foodandtravels-eu/
Dowiedz Się Więcej w Mediach Społecznościowych
Zyskaj dostęp do nowych unikalnych wskazówek. Tego nie możesz przegapić! Codziennie nowe przepisy i filmy z kuchennymi inspiracjami. Dołącz do naszej kulinarnej społeczności. Bądź częścią czegoś pysznego!
YouTube – https://www.youtube.com/@FoodAndTravels_eu
TikTok – https://www.tiktok.com/@foodandtravels.eu
Facebook Szef Kuchni – https://www.facebook.com/profile.php?id=61556827566508
Facebook FanPage – https://www.facebook.com/BlogKulinarny
Instagram – https://www.instagram.com/food_and_travels.eu/
Podcasty Szefa Kuchni
Słuchając moich podcastów zyskasz mnóstwo wiedzy i doświadczenia. Dowiesz się, jak wygląda codzienna praca w gastronomii, jakie wyzwania napotykamy i jak je pokonujemy. Poznasz tajniki zarządzania zespołem, organizacji pracy w kuchni i kontroli jakości dań. To idealna okazja, by poszerzyć swoje horyzonty, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Kliknij w link i przejdź do podcastów – https://www.youtube.com/playlist?list=PLulVsXpcaMdDz0RHlbVKoloocBzy75Qpq
FoodAndTravels.eu / Szef Kuchni Michał M.
Trwa ładowanie...